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• A adoção de uma aplicação colaborativa baseada em Office 365, nomeadamente na componente Sharepoint online, possibilitou à Openbook o acesso interno e partilha integral de documentos entre colaboradores, clientes e parceiros, em tempo real, a partir de qualquer dispositivo e sem qualquer limitação geográfica ou temporal;
• Gestão mais eficiente dos recursos, uma solução flexível e escalável, sem necessidade de recurso a investimento em hardware, com elevado potencial tecnológico são alguns dos principais benefícios apontados pela Openbook em relação ao Office 365, a par do incremento dos níveis de colaboração e produtividade na organização, entre colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores;
• A implementação e adaptação da solução às necessidades da Openbook foi realizada pela Microsoft e pela consultora Joana Villas-Boas.

Lisboa, 18 de março de 2012 – A Microsoft Portugal anuncia que a Openbook implementou o serviço integrado de soluções de produtividade, comunicação e colaboração da Microsoft, o Office 365, com vista a incrementar o acesso e partilha de informação e acompanhamento de projetos em todo o mundo, em particular em Lisboa, São Paulo e Maputo, onde possui escritórios locais, gerindo, em simultâneo, de forma mais eficiente os seus recursos e otimizando os custos de operação.

A implementação e adaptação da solução às necessidades da Openbook, gabinete de arquitetura, foram concretizadas pela Microsoft e pela consultora Joana Villas-Boas, com o objetivo de garantir uma evolução e melhoria nos processos de trabalho e uma total interligação entre colaboradores, parceiros, clientes e fornecedores, nomeadamente com a integração de algumas ferramentas adicionais, de que são exemplo bases de dados em Microsoft Access.

A necessidade constante de partilha de informação e deslocações permanentes aos escritórios internacionais foi, ainda, reforçada com a utilização de outras funcionalidades oferecidas pela plataforma, nomeadamente o correio eletrónico, os contactos, agendas partilhadas e utilização do Lync, que em conjugação com o Sharepoint tem possibilitado o aumento dos níveis de comunicação e colaboração dentro e fora da organização, criando um “escritório fora do escritório”.

O processo de internacionalização da empresa reforçou, ainda mais, a necessidade de integração de um serviço completo de soluções de produtividade, comunicação e colaboração que permitisse reformular uma infraestrutura desatualizada. O potencial das aplicações e ferramentas de produtividade oferecidas pela “cloud” era, por isso, determinante, tendo a escolha recaído no Office 365 e, sobretudo, na componente Sharepoint.

De acordo com Paulo Jervell, Partner da Openbook “O Sharepoint tem a vantagem de poder ter configurações com áreas de acesso privadas e públicas, que possibilitam o acesso interno e a partilha de documentos para as diferentes áreas: financeira, comercial e de gestão de projeto, e a par disto a interligação com a nossa página web e a ligação às páginas de consultores externos, bem como o acesso restrito para partilha de documentos com clientes e fornecedores, o que torna a condução e monitorização dos projetos mais eficaz, fácil e rentável.”

A Openbook é um escritório de arquitetura que opera nas diferentes fases do processo imobiliário, abrangendo um serviço integral de apoio ao cliente, desde projectos de arquitectura e engenharia, gestão de projectos, consultoria imobiliária, design de interiores e space planning. Com presença em Portugal, a Openbook possui, ainda, escritórios em São Paulo e Maputo e uma equipa global de 20 colaboradores.